Hai khái niệm tương phản này không chỉ đơn thuần mang ý nghĩa như vậy, mà đã trở thành một nét văn hóa đặc trưng của xã hội Nhật Bản trong mọi lĩnh vực: quan hệ xã hội, giao tiếp, thương mại,…
Ý nghĩa mấu chốt của hai khái niệm này chính là việc phân chia mọi người thành hai nhóm: “bên trong” và “bên ngoài”. Thông thường, những cá nhân “ngoài nhóm” cần được tôn kính, và những cá nhân “trong nhóm” thì cần phải khiêm nhường.
Một trong những điểm phức tạp trong quan hệ Uchi - Soto nằm ở việc các nhóm không cố định, có thể chồng chéo lên nhau hoặc thay đổi theo thời điểm, theo tình huống. Các nhóm Soto-Uchi có thể biểu diễn bằng các vòng tròn giao nhau.
Người Nhật thường rất thận trọng trong việc cho phép ai đó vào trong “nhóm” của mình. Họ không xóa những người đã thêm vào “nhóm” – người được tuyển dụng vào công ty, người được chấp nhận bước vào gia đình thông qua hôn nhân – một cách dễ dàng ngoại trừ có những lý do đặc biệt nào đó.
Uchi – Soto thể hiện rõ ràng nhất thông qua cách xưng hô cũng như “kính ngữ”. Khách hàng luôn được xem là Soto vì vậy họ được xưng hô tôn trọng và nhân viên sẽ dùng “kính ngữ” để trả lời cũng như giải đáp thắc mắc của khách hàng.
Khi tan ca làm những đồng nghiệp người Nhật cũng hay tụ tập cùng nhau ăn uống nói chuyện thoải mái không gò bó và sử dụng “kính ngữ” mọi người đều coi là Uchi với nhau. Nhưng khi bắt đầu một ngày làm việc mới bạn sẽ ngạc nhiên về thái độ “lạnh nhạt” của các đồng nghiệp, họ không còn thân thiết như trong bữa tiệc ăn, uống mà tôn trọng, nói chuyện lễ độ khiêm nhường, đối xử có phần “khách sáo” và coi nhau là Soto.
Đây chính là lý do mà các công ty Nhật kinh doanh hiệu quả hơn các công ty ở quốc gia khác, nó thể hiện rõ nét văn hóa “công tư phân minh” nổi tiếng của người Nhật, không để tình cảm cá nhân lẫn vào trong công việc.
Đừng quá để tâm đến việc “mình là người nước ngoài” rồi sẽ bị đối xử như Soto. Người Nhật vốn rất coi trọng lễ nghi khi giao tiếp với một “người lạ”. Họ có thể sẽ không cho bạn sự gần gũi và thân thiện, nhưng họ cho bạn sự lịch sự và tôn trọng trong giao tiếp thể hiện qua cách chào hỏi, lời nói và cử chỉ. Đó được xem như thái độ cần có khi giao tiếp với “người lạ”.
Tóm lại, việc tham gia các hoạt động chung của công ty như hoạt động tình nguyện hằng năm, các tiệc “tạm biệt năm cũ”, “chào đón năm mới” hay là đi ăn cùng đồng nghiệp sau giờ làm sẽ làm tăng tiến tình cảm lẫn nhau và giúp mọi người hiểu nhau hơn tạo tiền đề để phối hợp ăn ý, hiệu quả trong làm việc nhóm.
